Sistem Informasi Manajemen : Tugas Besar SIM, SAP-ERP (Enterprise Resource Planning)

 

Makalah
Sistem Informasi Manajemen

SAP-ERP (Enterprise Resource Planning)

Kelas : D3IF-35-01
Kelompok : 4 (empat)
613110025 / Moch. Bambang Sulistio
613110005/Nanda Hasanal Rizky
613110015/Adiputera Setiawan
613110026/Gita Adi Ramdhani

INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM
    JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA D3   

 

Abstraksi

Membicarakan mengenai sistem back office tidak lah lepas dari pengelolaan sistem informasi perusahaan. ERP (Enterprise Resource Planning) sebuah sistem informasi yang berfungsi mengotomasikan serta mengintegrasikan proses bisnis yang ada di perusahaan, mulai dari level operasional/logistik, finansial, maupun Sumber Daya Manusia (Human Resources). ERP banyak digunakan di perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, jasa, pelayanan, retail, serta berbagai industri lainnya seperti petrokimia, minyak dan gas, maupun telekomunikasi.



Salah satu produk dari ERP adalah SAP (System, Application, and Product in Data Processing). SAP mulai dikenal di Indonesia tahun 1996 dan digunakan perusahaan multinasional. Berdasarkan survei Gartner ditahun 2011, SAP menjadi Top ERP di seluruh dunia yang dapat dilihat dari Market Sharing sepanjang tahun 2008 hingga 2010.
Ditinjau dari segi tingkatan produk, Tingkatan SAP dibagi menjadi tiga bagian berdasarkan kualifikasi dan kuantitas penggunaannya, my SAP ERP untuk perusahaan berskala sangat besar, my SAP All in One yang merupakan prepackaged dari my SAP ERP, dan SAP Business One untuk perusahaan tingkat rendah hingga menengah.
SAP Business One mempunyai fitur-fitur yang mumpuni untuk digunakan di perusahaan kelas kecil hingga menengah, mulai dari transaksi akunting dan keuangan, Human Capital Management, hingga Corporate Service.

Keunggulan yang dimiliki oleh SAP sendiri diantaranya mampu menghubungkan semua lini produksi dan departemen di sebuah perusahaan cukup dengan satu piranti lunak, memiliki modul terintegrasi dan dapat dipecah sesuai dengan kebutuhan, kemudahan dalam mengambil data, dlsb. Adapun kekurangannya, antara lain biaya yang relatif mahal, dan kelengkapan data entry serta batas waktu yang menuntut kedisiplinan penggunanya
 
A. Pendahuluan (Dasar Knowledge)
Jika membicarakan mengenai sistem back office tentulah tak akan lepas dari SAP. SAP sendiri mulai dikenal di Indonesia sejak tahun 1996, dimana ketika itu perusahan pertama yang menggunakan SAP secara besar-besaran adalah Astra International dan Sinar Mas Group. Kemudian setelah tahun 2000 semakin banyak perusahaan yang mulai menggunakan SAP sebagai sistem untuk meng-handle berbagai kegiatan bisnis mereka. Kini SAP cukup dikenal luas, bukan hanya di kalangan industri maupun IT professional saja, kini SAP sudah merambah masuk ke kalangan akademisi. Bahkan di beberapa Universitas di Indonesia, SAP sudah dijadikan bahan silabus dalam proses belajar mengajar. Melalui pembahasan pada makalah ini, kelompok kami akan mencoba memaparkan tentang banyak hal mengenai SAP-ERP, mulai dari pendahuluan, implementasi, hingga fitur-fitur kunci yang terdapat dalam SAP itu sendiri.
SAP dikenal khalayak ramai sebagai salah satu produk ERP (Enterprise Resource Planning) yang berasal dari Jerman (perlu diketahui bahwa produk SAP bukan hanya ERP saja). SAP merupakan kependekan dari Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung atau yang dalam bahasa Inggris menjadi System, Application, and Product in Data Processing.
Sebelum mengulas mengenai SAP, kami akan membahas pengertian ERP terlebuh dahulu. ERP yang dalam bahasa Indonesianya diartikan sebagai Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi untuk mengautomasikan serta mengintegrasikan proses bisnis yang ada di perusahaan, mulai dari level Operasional/Logistik, Finansial, maupun Sumber Daya Manusia (HR). ERP banyak digunakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, jasa pelayanan, retail, serta berbagai industri lainnya seperti petrokimia, minyak dan gas, maupun telekomunikasi.
ERP memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan, ERP mampu menjadikan proses bisnis yang tadinya bersifat manual menjadi otomatis. Sehingga akan banyak keuntungan yang didapat dari perusahaan menggunakan ERP, seperti:
§ Efektifitas waktu
§ Penghematan biaya
§ Penghematan sumber daya manusia
§ Keakuratan data
§ Fungsi kontrol perusahaan
Untuk memahami fungsi implementasi ERP bagi perusahaan, berikut ini merupakan sedikit ilustrasi mengenai perbedaan sistem informasi pada industri manufaktur yang tidak menggunakan ERP terintergasi dan yang menggunakan ERP terintegrasi sebagai bagian dari sistem back office perusahaan.
Gambar 1 menunjukkan typical condition pada perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP yang terintegrasi. Dimana kegiatan-kegiatan utama pada operation level seperti procurement, maintenance, dansales belum menjadi sebuah kesatuan dalam aplikasi, namun masih terpisah-pisah seperti pulau-pulau dalam sebuah sistem (island architecture). Dengan belum adanya intergasi yang baik dalam sistem, pada umumnya komunikasi dari operation level dan financial level (sebelum menjadi pelaporan kepada management) masih dilakukan secara manual, baik itu menggunakan pencatatan melalui laporan tertulis maupun melakukan sistem upload data yang berupa excel file pada sistem keuangan perusahaan.  Aktifitas ini tentu saja akan terasa sangat berat apabila perusahaan memiliki proses bisnis yang cukup kompleks dengan jumlah transaksi yang juga cukup besar.

Gambar 1. Typical Condition Sistem Informasi pada Industri Manufaktur yang Tidak Menggunakan ERP
Sedangkan gambar 2 berikut adalah ilustrasi perusahaan manufaktur yang menggunakan sistem ERP yang terintegrasi. Dengan ERP yang terintegrasi, segala transaksi pada operational level akan tercatat dan termonitor melalui sebuah kesatuan aplikasi. Pembukuan pada laporan keuangan pun akan menjadi lebih mudah, karena secara otomatis transaksi di operational level akan meng-update­ akun-akun yang ada di bagian keuangan.

Gambar 2. Sistem Informasi pada Industri Manufaktur dengan Menggunakan Fondasi ERP

Berikut contoh transaksi procurement dengan menggunakan sistem ERP terintegrasi. Procurement atau pengadaan merupakan salah satu transaksi yang pasti ada di seluruh perusahaan. Dalam hal ini ERP mengambil peranan yang sangat besar dalam proses procurement dimulai dengan mencatat requirement determination untuk menentukan dan memastikan kebutuhan perusahan, selanjutnya mencatat hasil evaluasi pada tahapan vendor selection dimana pada proses ini bisa terbuka (tender) maupun tertutup, kemudian mengeluarkan purchase order (PO) yang merupakan pemesanan barang atau jasa dari perusahaan pembeli kepada vendor, selanjutnya ERP pun juga akan mencatat goods receipt (penerimaan barang) baik dalam jumlahnya, penerimanya, maupun kondisi barangnya. Di saat yang bersamaan, difinancial level, ERP juga akan melakukan verivikasi invoice (faktur tagihan) dan melakukan update terhadapGeneral Ledger (buku besar) sesuai dengan akunnya sebelum dilakukan pembayaran atas barang atau jasa pesanan. Segala aktifitas tersebut dapat terkoneksi, tercatat, dan termonitor dengan baik dari awal hingga akhir proses dengan adanya ERP terintergasi.

Gambar 3. Ilustrasi Proses Procurement dengan Menggunakan ERP Terintergasi
B. Analisis Software
1. Knowledge Software
SAP yang juga sebagai sebuah perusahaan kelas dunia memiliki banyak produk. Selain SAP ERP, perusahaan yang didirikan oleh 5 orang mantan pegawai IBM pada tahun 1972 ini juga mengembangkan SAP SCM (Supply Chain Management), SAP CRM (Customer Relationship Management), SAP PLM (Product Lifecycle Management), dan SAP SRM (Supplier Relationship Management). Namun SAP SCM, CRM, PLM, dam SRM yang merupakan aplikasi front office hanya bersifat sebagai pelengkap, untuk penggunaan dari aplikasi-aplikasi tersebut akan dapat dirasakan secara optimal setelah sebuah perusahaan memiliki fondasi back-office yang cukup kuat dengan menggunakan SAP ERP, hal ini dikarenakan data-data yang akan digunakan pada aplikasi-aplikasi tersebut merupakan hasil olahan SAP ERP. SAP ERP memilki 3 fondasi besar dalam aplikasinya, yakni  Financial, Logistic (saat ini lebih dikenal sebagai Operation), dan Human Resource (kini menjadi Human Capital Management). Dan sebagai platform aplikasinya, SAP menggunakan SAP Netweaver yang kini telah berbasis  enterprise architecture. Serta  Business Object yang berguna sebagai  presentation layer untuk mendapatkan report dengan ‘tampilan’ yang lebih menarik.

Gambar 4. SAP Business Map

Produk SAP yang pertama kali dilempar ke pasaran adalah aplikasi Financial Accounting pada tahun 1973, yang pada saat itu dinamai sebagai “SAP R/1”,  R dalam hal ini berarti Real Time, sebuah terobosan yang sesuai dengan visi SAP kala itu “Real Time Vision” dimana saat itu belum banyak software yang mampu ‘melayani’ user dengan kondisi real time.
Pada tahun 1980-an, SAP mengeluarkan produk “SAP R/2”, dimana teknologi yang digunakan masih centralized computing, namun ada beberapa perkembangan dari versi sebelumnya yang salah satunya adalah SAP sudah mampu men-support untuk multinational languages dan currency.
Generasi berikutnya yang released pada tahun 1992 adalah “SAP R/3”. Berbeda dengan versi sebelumnya, SAP R/3 mengusung teknologi baru dengan Client/Server Architecture. Generasi ketiga ini memiliki pendekatan sebagai solution software terhadap pasar, tampilan (graphical user interface) yang seragam dan lebih baik dibanding sebelumnya (walaupun masih banyak orang mengeluh dengan tampilan SAP yang dianggap sangat kaku), kemampuan terhadap penggunaan berbagai database, serta kemampuan berjalan di atas hardware dari berbagai vendor yang menjadikan SAP kini semakin mendapatkan tempat dan ‘mendunia’.

Gambar 5. Perkembangan Teknologi SAP
Secara umum core SAP ERP dibagi menjadi 2 bagian, yakni Teknologi dan Aplikasi. Teknologi atau yang lebih dikenal dengan SAP Basis merupakan platform yang digunakan oleh aplikasi SAP ERP untuk menjalankan proses di dalamnya, sedangkan Aplikasi atau bagian functional merupakan komponen yang digunakan untuk menterjemahkan proses bisnis ke dalam piranti lunak (automatisasi). Versi terakhir dari teknologi SAP adalah SAP NetWeaver sedangkan untuk aplikasinya adalah SAP ECC dan additional component-nya yang terbaru adalah Enhancement Packaged (EHP)  4.

Gambar 6. Arsitektur MySAP ERP
SAP ERP adalah sebuah sistem yang sangat besar dan kompleks, untuk melakukan implementasi dari sebuah project SAP diperlukan kerja sama dari banyak team yang berbeda serta memiliki spesifikasi dan keahlian yang berbeda-beda pula. Secara garis besar dari sudut pandang resource distribution berdasarkan role kerja, maka SAP memiliki dua bagian yakni Technical danFunctional area.
Technical area adalah bagian dimana berkaitan dengan sisi teknis dari sistem SAP. Dan di technical area dibagi lagi menjadi BASIS dan ABAP. SAP Basis adalah teknologi yang digunakan untuk men-supportaplikasi-aplikasi SAP. Basis berfungsi sebagai penghubung antara aplikasi bisnis yang ada di SAP denganOperating System (OS) dan Database.
SAP Basis dapat berlajan dalam berbagai OS seperti : UNIX OS (HP-UX, AIX, Solaris, Linux), Windows Server, AS/400 (IBM i5/OS Series), dan S/390 (IBM Z/OS Series). Basis pun dapat pula support berbagai macam database, seperti : Oracle, SQL Server, IBM DB2, dan MaxDB (SAP Database Product). OS dan database yang akan digunakan dalam menjalankan aplikasi SAP dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan user. Banyak faktor yang mempengaruhi dalam pemilihan OS dan Database tersebut, seperti capability, kebiasaan userdalam menggunakannya, hingga harga license yang harus dibayar per tahunnya. Teknologi terakhir yang digunakan sebagai platform di SAP adalah SAP NetWeaver.

ABAP, Advanced Business Application Programming atau yang dalam bahasa Jermannya Allgemeiner Berichts-Aufbereitungs-Prozessor, adalah sebuah bahasa pemrograman tingkat tinggi yang dikembangkan sendiri oleh SAP. ABAP khusus dibuat untuk development produk-produk SAP, khususnya ERP sebagai salah satu produk murni hasil pengembangan SAP AG. Dalam penggunaannya, ABAP biasanya dipakai untuk melakukan enhancement pada sistem SAP dengan membuat program tambahan atau custom report untuk memenuhi kebutuhan bisnis proses dari user. Programmer ABAP sering pula disebut sebagai ABAPer.

Gambar 7. ABAP Debugger
Berbeda dengan technical yang berada di area teknis SAP, Functional memiliki area kerja yang bersinggungan dengan bisnis proses. Bisnis Proses sendiri merupakan suatu alur proses atau alur transaksi yang dilakukan oleh user dalam menjalankan bisnis perusahaannya (contoh  sederhana proses Procurement). Dalam bahasa awamnya, functional bisa juga disebut sebagai aplikasi bisnis (application layer) yang ada di SAP itu sendiri. Jadi Functional memiliki peranan untuk menghubungkan kepentingan bisnis proses dari sisi user dengan sistem SAP.
Functional yang ada di SAP secara umum dibagi menjadi 3 modul, yakni modul Logistik, Financial & Controlling (FICO), dan Human Resource (HR/HCM). Modul Logistik memiliki area di bagian operational, seperti: procurement, sales, maintenance, production, dan quality management. Modul Financial andControlling memiliki area yang berkaitan dengan transaksi dan laporan keuangan, Financial Accounting danManagement Accounting. Sedangkan modul Human Resource memiliki area yang berhubungan dengan kepegawaian, seperti: Employee Master Data, Organization, Payroll, People Development,  Time Management, dan Travel Management.
Berikut ini adalah Sub Modul yang ada di SAP ERP.

Gambar 8. Modul SAP
SD = Sales and Distribution
MM = Material Management
PP = Production Planning
QM = Quality Management
PM = Plant Maintenance
HR = Human Resource
FI = Financial
CO = Controlling
TR = Treasury
PS = Project System
IM = Investment Management
IS = Industry Specific
Keterangan :
* Hijau – Modul Logistik
* Merah – Modul FICO
* Kuning – Modul HR
* Ungu – Industry Specific, gabungan Modul-modul yang ada di ERP ditambah dengan aplikasi lain di luar ERP sehingga membentuk sebuah solusi yang spesifik terhadap industry tertentu.
Penetrasi Pasar

Gambar 9 Penetrasi Pasar SAP-ERP
Bagi sebagian orang, SAP adalah sesuatu yang menarik untuk dipelajari dan bahkan sebagian orang lainnya menjadikannya sebagai bagian dari cita-citanya. Terlebih bagi para mahasiswa atau lulusan Teknik Informatika, Sistem Informasi, atau Teknik Industri yang pada umumnya sudah mengenal dan mengetahui SAP atau ERP dari bangku perkuliahan. Bagi mereka yang sudah mengetahui SAP sebelumnya tentu saja akan tertarik untuk mempelajarinya karena selain cukup ‘menantang’, ruang lingkup kerja di area SAP juga cukup menjanjikan.  
Berdasarkan survey Gartner hingga Maret 2011, SAP masih menjadi Top ERP di seluruh dunia. Hal ini dapat dilihat berdasarkan market sharing berikut ini.
Dengan penguasaan lebih dari seperempat pangsa pasar dunia, SAP menjadi primadona di dunia ERP. Maka tak heran banyak permintaan konsultan SAP yang datang tak hanya dari dalam negeri saja, namun luar negeri pun masih giat mencari tenaga ahli di bidang SAP. Hal ini tentu saja karena penggunaan SAP yang cukup besar di dunia dan ‘terbatasnya’ jumlah tenaga ahli yang ada di lingkungan SAP ini. Sama seperti IT product lainnya, SAP pun terus mengembangkan produknya dan memperlebar marketnya di seluruh dunia. Dengan begitu, peluang bagi kita semua untuk ‘berkarya’ di dunia SAP pun masih terbuka lebar.
Perlu Kita ingat kembali, bahwa SAP adalah sebuah IT tools yang boleh digunakan oleh semua kalangan, bukan hanya dari mereka yang memiliki background IT saja, namun siapa pun dapat mempelajarinya. Bagi yang sudah pernah mempelajari SAP sebelumnya di bangku kuliah atau lembaga training, tentu saja sudah akan lebih mudah bagi mereka untuk  mengerti dan mempraktekkan teori SAP yang sudah mereka pelajari. 

2. Penggolongan
Ditinjau dari segi Sistem Informasi
SAP ERP adalah tergolong enterprise resource planning atau sering disingkat ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Ditinjau dari segi Tingkatan Produk
my SAP ERP
my SAP All in One
SAP Business One
Gambar 10. Tingkatan SAP (Sumber : SAP Overview)

mySAP ERP merupakan tingkatan teritinggi dalam produk SAP karena memiliki semua komponen dari fungsi bisnis suatu perusahaan. mySAP ERP merupakan suatu keharusan untuk setiap perusahaan besar menggunakannya agar proses bisnis suatu perusahaan dapat terintegrasi. mySAP ERP memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kontrol yang lebih baik dari lingkungan administrasi dan operasi serta meningkatkan efisiensi dan profitabilitas.
mySAP ERP dirancang sedemikian rupa sehingga perusahaan dapat melaksanakan fungsi bisnis yang mereka butuhkan, sehingga menyederhanakan upgrade dan mengurangi biaya total yang dikeluarkan perusahaan. Sedangkan mySAP All in one digunakan oleh perusahaan menengah dan merupakan prepackaged dari mySAP ERP yang disesuaikan dengan spesifikasi industrinya ditambah dengan tools serta penyesuaian metodologi untuk mendapatkan biaya yang lebih efisien dan efektif.
Adapun untuk SAP-Business One merupakan produk SAP yang didesain untuk perusahaan skala kecil dan menengah yang mampu memberikan solusi manajemen terintegrasi, mulai dari transaksi bisnis, pelaporan dan dokumentasi bisnis dalam perusahaan secara real time.
3. Fitur-fitur
Dari ketiga produk SAP-ERP diatas (My SAP-ERP, my SAP All in One,SAP Business One), yang kami akan ulas fiturnya adalah SAP Business One. SAP Business One dapat dijalankan pada microsoft Windows.
· (Accounting and financials) - Membuat laporan keuangan yang akurat dan mengintegrasikan semua transaksi operasi di seluruh perusahaan.
· (Sales and service) - Memenuhi permintaan pelanggan, mendukungproses pemesanan ke kas keseluruhan, dan menyediakan dukungan purna jual.
· (Procurement and logistics execution) - Biaya Pengendalian dan mengelola sumber penuh dan siklus pengadaan.
· (Inventory management) - Melacak jumlah, nilai dan pergerakan persediaan secara real time.
· (Human capital management) - Mengelola perubahan staf dan merampingkan proses penggajian.
· (Product development and manufacturing) - Meningkatkan daur-hidup produk dan proses operasi manufaktur.
· (Reporting and analytics) - Merencanakan, mengukur dan kontrol proses organisasi.
· (Corporate services) - Mengurangi biaya administrasi; meningkatkan transparansi operasi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap perusahaan, persyaratan hukum dan peraturan
Untuk menggunakan fitur tersebut diatas, SAP mempunyai modul-modul yang kita bisa gunakan secara terintegrasi agar bisa menjalankan semua fitur diatas, diantaranya :
1. Administration
- berisi dasar Setup sistem untuk Currency exchange Rate, Setup    sistem, Autorisasi, Warning dan fungsi untuk export impor data.
Demo :
Administration - System initialization - Company Details - Company Details
Terdiri dari beberapa bagian yakni General, Accounting Data, Basic Initialization

· Company Name :
Menjelaskan nama perusahaan, Ditampilkan di atas Main Menu pada SAP Business One.
· Address :
Menampilkan format alamat dari field yang telah diisi
· Address Field :
Menampilkan informasi alamat perusahaan pada saat akan melakukan print laporan
· Internet Address :
Menjelaskan alamat website perusahaan
· Tax Office :
Entry Nama kantor Pajak yang bertanggung jawab atas pajak penjualan dan pembelian
· Federal Tax ID 1,2,3
Entry No Pajak atas pajak penjualan dan pembelian (Jika Diperlukan)
· Additional ID :
No Id Tambahan bagi perusahaan
· Company Tax Rate:
Tarih persentase pajak perusahaan yang harus dipotong pada dari jumlah yang dibayarkan
· Exemption Number
Nomor Pembebasan Pajak
· Tax Deduction number
Nomor Pajak ini digunakan untuk melaporkan data yang terkait dengan proses bisnis, seperti lokasi pekerjaan, Dan Cabang perusahaan
· Local Currency
Menentukan Mata uang lokal yang akan digunakan
· System Currency
Mengelola semua transaksi dalam mata uang secara paralel dari Sistem ke mata uang lokal.
Jika di definisikan sebagai mata uang sistem yang tidak identik dengan mata uang lokal maka mata uang sistem dapat juga digunakan sebagai laporan. Contoh sebuah perusahaan yang ingin melaporkan mata uang secara sistem maupun lokal. Di setiap transaksi yang diinput akan memposting kedalam jurnal dengan kedua mata uang tersebut
· Default Account Currency
Dibedakan menjadi 2 bagian yakni Local currency dan All Currency (Tergantung dari setiap transaksi)
· Display Credit Balance with Negative Sign
untuk menampilkan saldo kredit dengan tanda negatif (-), Disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.
· Use Segmentation Account
untuk menentukan account apakah ingin dipisahkan berdasarkan segmen atau tidak contohnya : divisi, lokasi dan lainnya
· Use Negative Amount For Reverse Transaction
Untuk menentukan jurnal balik apakah ingin menggunakan tanda minus pada debit credit atau tidak
· Permit More Than one Document Type per Series
Mengijinkan penomoran series yang sama lebih dari satu dokumen. Tidak dapat diubah jika sudah terdapat transaksi
· Use Perpetual inventory
Mengelola Sistem persediaan secara perpetual
· Item Group Valuation Method
Metode yang digunakan untuk mengontrol persediaan. Berfungsi jika menggunakan perpetual inventory
Metode ini dibedakan menjadi 3 Bagian yakni
· Moving Average : Menghitung ulang harga pokok berdasarkan penerimaan barang
· Standard Price : harga pokok berdasarkan harga standard. 
· FIFO : Harga pokok berdasarkan pada urutan barang yang diterima
· Manage Item cost Per Warehouse
Jika di pilih maka perhitungan harga persediaan berdasarkan pada warehouse
Jika tidak dipilih perhitungan harga persediaan berdasarkan pada gabungan semua warehouse
· Use Purchase Accounts Posting System
Memungkinkan akuntasi pembelian berdasarkan pada lokasi pembelian. Tidak dapat diupdate apabila sudah ada transaksi
· Allow Stock Release Without Item Cost
Mengijinkan Stock yang keluar dalam melakukan transaksi tanpa menggunakan harga pokok
· House Bank
Default yang akan digunakan untuk Akun bank perusahaan
2. Financial
Memanage semua data akunting dan Account, general ledger, dan laporan keuangan. Sebagai tambahan SAP Business One memiliki fungsi untuk mengontrol budget dan profit untuk mendapatkan pendapatan dan biaya.
Demo :
· Untuk Melakukan Setting Budget hal yang harus diperhatikan adalah
Melakukan Setup yang ada pada Module Administration - System initialization - General Setting – Budget
· Centang Budget Initialization
· Pilih Option untuk melakukan Block Document, Warning ataupun tidak ada warning ketika transaksi telah melewati batas anggaran
· Pilih
Annual Budget - Anggaran Tahunan pengaturan dilakukan pada setiap user 
Monthly budget - Anggaran Bulanan pengaturan anggaran untuk semua user Setelah logon kembali dari SBO.
· Centang Salah satu atau lebih transaksi yang akan diberikan warning, ataupun blok ketika melakukan transaksi yang telah melewati batas anggaran
· Tahap selanjutnya adalah melakukan setup yang ada pada module Financial - Budget Setup - Budget Scenario

Budget Name :  Penamaan Sesuai Dengan sekenario Anggaran pada tahun berjalan. Penamaan Harus Unik
Based On : Skenario anggaran yang menjadi dasar skenario anggaran yang ditetapkan. Skenario anggaran independen harus didasarkan pada dirinya sendiri.
Initial Ratio : Untuk Mengatur persentase anggaran yang ditetapkan berdasarkan pada budget dasar. Jika Budget Scenario berdasarkan pada dirinya sendiri maka initial ratio harus 100%
Rounding method : Metode pembulatan untuk Amount budget pada setiap sekenario
Cara melakukan penginputan Pada Scenario Dapat dilakukan dengan 2 cara
1. Right Click kemudian Add Row
2. Pada Menu Bar Data - Add Row (Ctrl + i)


Budget Distribution Method Adalah metode yang digunakan untuk distribusi budget.
Untuk Defaul System telah terbentuk 3 metode yang tinggal digunakan. Metode tersebut adalah
Equal, Jumlah Anggaran didistribusikan merata diantara 12 Bulan

Ascending Order, Anggaran didistribusikan sedemikian rupa sehingga sebagian besar didedikasikan untuk bulan-bulan terakhir, dan hanya sebagian kecil digunakan selama bulan-bulan pertama.

Descending Series, Anggaran didistribusikan sedemikian rupa sehingga sebagian besar didedikasikan untuk bulan-bulan pertama tahun ini, dan jumlah yang ditetapkan untuk setiap bulan berkurang sebagai tahun berlangsung

Anda Dapat menambahkan Metode lainnya jika memang dibutuhkan (Manual), Memungkinkan Anda untuk secara manual menentukan bagaimana anggaran didistribusikan antara bulan yang berbeda. Anda dapat,  memutuskan bahwa anggaran didistribusikan antara dua bulan saja.
Langkah Selanjutnya adalah mengisi budget pada account yang akan digunakan.Caranya adalah dengan membuka module Financial - budget setup - Budget

Pilih Scenario yang akan digunakan untuk menentukan pengisian Budget
Pilih account yang akan diinput budgetnya. Klik button OK


Jumlah anggaran dalam mata uang lokal.
Debit, Perhitungan anggaran selalu dilakukan terhadap sisi debet.
Credit, Jumlah anggaran untuk rekening pembayaran masuk, untuk tujuan pelaporan saja.
Actual, Jumlah Actual anggaran yang telah digunakan
Contoh Diatas merupakan Pembagian anggaran menggunakan Metode Equal dimana Anggaran tersebut Dibagi rata dalam 12 Bulan, Untuk Lebih Detailnya atau ingin mengubah metode yang digunakan anda cukup melakukan double klik pada no disebelah kiri


Anda Dapat mengubahnya jika anggaran tersebut ingin menggunakan metode manual, misalnya untuk bulan january saya ingin memberikan anggaran sebesar USD 900.

Setelah Budget Setup Dilakukan Sekarang saatnya anda mencoba untuk melakukan transaksi yang berhubungan dengan account yang sudah di setup. Kelanjutannya akan ditambahkan kemudian
3. Sales Opportunities
- Membantu bagian penjualan untuk memanage peluang dan menganalisa informasi data penjualan.
4. Sales A/R
- Menghandle semua aspek proses penjualan, mulai dari Pesanan penjualan, Pengiriman, invoice hingga retur.
Penjelasan Mengenai Module Sales A/R
Module ini memuat semua proses penjualan mulai dari membuat Sales Quotation - Sales Order - Delivery - Invoice bahkan untuk mengembalikan barang (Retur). SAP sendiri memiliki beberapa fungsi tambahan yakni penyimpanan sementara untuk transaksi yang sudah diinput (Draft Document) dan pembuatan laporan. 
SAP Business One menyediakan berbagai pilihan dokumen penjualan, masing-masing yangberkaitan dengan tahap yang berbeda dari proses penjualan.
Penyesuaian dokumen juga dapat dilakukan untuk memenuhi persyaratan khusus, sebagai berikut:
· Menggabungkan berbagai jenis konten dalam satu dokumen penjualan dengan membuatpengaturan yang sesuai dengan fungsi Form Setting yang ada di SAP Business One
· Pembuatan Batch Document number
· Pembuatan Surat menggunakan Dunning Wizard (Pengingat Untuk Faktur yang mulai jatuh tempo)
· Penambahan field-field tambahan dengan menggunakan fungsi yang sudah ada yakni User Defined Field 
Setiap proses penjualan selalu melibatkan dokumen, seperti pesanan penjualan atau faktur A/R.SAP Business One memberikan semua informasi yang relevan dari satu dokumen ke yang berikutnya dalam arus dokumen, Sehingga memudahkan user untuk melihat dokumen-dokumen lain yang terkait. Anda dapat menyesuaikan langkah-langkah sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis
Untuk menghindari error selama pembuatan dokumen maka diperlukan tahapan selanjutnya yakni mensetting beberapa data yang dijadikan kunci utama dalam pembuatan dokumen seperti
1. Partner Bisnis Di SAP Business One dikenal dengan nama Business Partner Master Data, yang berisi mengenai informasi alamat tagihan dan kapal, persyaratan pembayaran pelanggan dan jatuh tempo
2. Item Master Data  
Proses Penjualan yang ada pada SAP Business One Meliputi 
· Sales Quotation
Sebelum melakukan pemesanan. Pelanggan sering membutuhkan review penjualan untuk diperiksa di perusahaan mereka. Sebagai proposal barangdan jasa ke pelanggan atau calon pelanggan. Dalam Transaksi ini tidak akan membentuk jurnal dan mempengaruhi nilai-nilai persediaan.
· Sales Order
Dokumen penjualan berdasarkan komitmen dari pelanggan atau mengarahuntuk membeli produk atau jasa. Dokumen penting untuk perencanaanproduksi, menciptakan pesanan pembelian dan penjadwalan sumber daya.
· Delivery
Catatan pengiriman bahwa barang telah terkirim
· AR Invoice
Faktur Penagihan yang ditujukan untuk meminta pembayaran ke pelanggan dan sebagai catatan Laba-Rugi
Dokumen  - dokumen yang ditambahkan oleh SAP business One untuk membantu Proses bisnis anda yakni:
· AR Reserve Invoice
Permintaan dari pelanggan untuk mencetakan faktur terlebih dahulu sebelum pengiriman barang dilakukan
· Return
Digunakan sebagai dokumen untuk barang yang dikembalikan dari pelanggan
· A/R Invoice + Payment
Dokumen untuk penjualan tunai kepada pelanggan. SAP Business Onememperlakukan faktur penjualan dan Pembayaran langsung dibuat otomatis
· A/R Credit Memo
Digunakan untuk membatalkan transaksi jika barang sudah di kirim dan invoice sudah diterbitkan
· A/R Down Payment
Membuat permintaan pembayaran untuk perusahaan customer. Dokumen ini tidak akan membentuk Jurnal Dan tidak mempengaruhi Stock.
5. Purchasing A/P
Memanage semua transaksi vendor/ Supplier. Berisi tentang proses pembelian barang hingga ke invoice. Di module ini juga memilki fitur tambahan untuk menambahkan harga pokok dari biaya angkut dan fungsi lainnya
6. Business Partner
Menyimpan data master  untuk semua Supllier, Pelanggan, dan calon pelanggan.
7. Banking
Menghandlle secara penuh semua transaksi yang berurusan dengan keuangan.
Demo:
Payment wizard merupakan Fungsi yang disediakan oleh SAP Business One untuk menjalankan Pembayaran sekaligus pada Satu atau beberapa Vendor/Customer menggunakan Check, Bank Transfer dan Bill of Exchange.
Payment Wizard dapat mengcover dokumen A/P , A/R dan on Account
A/P :  A/P Invoice, A/P Credit memo, A/P Down Payment Request, A/P Down Payment invoice, A/P Reserve invoice, Manual Jurnal Entry Dalam Satu baris.
· Jika posisi Vendor di Debit Dengan Nilai Positif, Maka Jurnal tersebut dianggap sebagai credit memo
· Jika Posisi Vendor di Kredit Dengan Nilai positif, Maka Jurnal tersebut dianggap sebagai A/P Invoice
· A/R : A/R Invoice,  A/R Credit memo, A/R Down Payment Request, A/R Down Payment invoice, A/R Reserve invoice, Manual Jurnal Entry Dalam Satu baris.
· Jika posisi Customer di Debit Dengan Nilai Positif, Maka Jurnal tersebut dianggap sebagai A/R invoice
· Jika Posisi Vendor di Kredit Dengan Nilai positif, Maka Jurnal tersebut dianggap sebagai Credit memo
Pembayaran on Account
Sebelum menjalankan Payment Wizard ada beberapa hal yang harus disetup seperti :
1. Define House Bank Account
Administration - Setup - Banking - House Bank Account Setup

· Hal yang wajib diisi adalah Bank Code, Country, dan Account number, Branch, Dan G/L Account
· klik Button Update
2. Define Business Partner Bank
Administration - Setup - Banking - Banks.

· Pilih Country Code, Bank Code and Bank Name, Swift number (jika dibutuhkan).
· jika bank Business partner Adalah post office bank maka beri centang pada check box post office
· Klik Button Update
3. Define Payment Method
Administration -Setup - banking - payment method.
Untuk menentukan metode pembayaran yang akan dilakukan oleh setiap Business Partner

· Masukkan Method Code, Description
· Pilih Tipe pembayaran - outgoing or incoming
· Pilih payment means - Check atau bank transfer
· Pilih File Format yang benar untuk transaksi yang akan digunakan
· pilih House bank untuk pembayaran tertentu
· Centang Post Office bank (optional)
· Jika Metode pembayaran menggunakan Check harus di defined terlebih dahulu
· Klik button Update
4. Set up a Business Partner for the payment wizard
Business Partner -> Business Partner Master Data

· Cari Vendor yang akan disetup
· Ke Tab bagian Payment Term dan pilih bank Country untuk Bank Vendor yang akan digunakan
· Setelah Terisi maka langkah selanjutnya adalah ke tab payment system gambar panah diatas jika di klik akan menampilkan gambar yang harus disetup

· Bank Code - Berisi mengenai list semua bank yang sudah didaftarkan lihat step 2
· Country - Negara yang digunakan pada bak tersebut
· Account No - Account yang digunakan oleh vendor bank
· Bank Internal ID - Digenerate otomatis oleh SAP
· Control Key - Optional 
· Branch No - No cabang dari bank vendor
· Untuk Kantor Pusat No Cabang memuat 3 Atau 5 digit 
· No Cabang memiliki 3 digit jika merupakan bank kantor pusat. Jika user memasukkan no cabang dengan 5 digit, maka sistem akan menghapus digit pertama dan terakhir. contoh 86423 -  642
· Jika bank bukan sebagai kantor pusat, maka branch no harus diisi dengan 3 digit Contoh 046
· Kolom lainnya adalah sebagai informasi tambahan
· Setelah payment term pada business partner master data telah selesai di setup maka tahap selanjutnya adalah ke tab bagian payment system

1. Pengisian House bank Account - Untuk Vendor dengan Code VD0001 akan dibayarkan menggunakan account ini.
2. Centang metode pembayaran yang akan dilakukan terhadap Vendor ini
3. Karena satu (1) Vendor Hanya dapat memilih 1 Metode pembayaran maka anda harus memilih salah satu metode saja yang akan digunakan
Generate Invoice untuk Business Partner yang sudah didaftarkan
Payment run defaults - Setelah semua setup telah dilakukan maka anda harus mendefinisikan standard untuk menjalankan payment
· Buka Module Banking - Payment System - Define Payment Run Default (SAP B1 2007A) Administration - setup - banking - payment run defaults
· Isi Tolerance Days, Cash discount, dan semua yang dibutuhkan (optional)
· Definisikan Minimal dan maximal pembayaran (optional)
· Klik button ... untuk menentukan payment method nya (Jika hanya beberapa metode yang digunakan). Jika Semua Metode pembayaran digunakan anda cukup memberikan checklist pada check box payment method
· Klik Button Update

Nah Setelah banyak form yang kita setup, Saatnya kita lihat cara menggunakan payment wizard yang harus dilakukan adalah :
1. Buka Module Banking - Payment Wizard

2. Klik Button Next, Payment run selection

Start New Payment Run - Untuk membuat payment baru
Load Saved Payment Run - Untuk menampilkan Semua payment yang sudah disimpan maupun yang sudah Diexecute
3. Klik Button Next, General Parameter

Payment Run Name - nama yang akan digunakan untuk pembayaran (Penamaan Bebas, Sebaiknya menggunakan Standarisasi penamaan agar tidak membingungkan pada saat mencari dokumen tersebut)
Misalnya 20110104-01 (Tahun, Bulan, Tanggal, Running number ke) bisa juga ditambahkan nama vendornya
Posting Date - Tanggal Payment Wizard dijalankan. 
Pilihlah Payment Type dan payment means yang akan digunakan
Pilih payment series yang digunakan untuk mengenerate payment wizard tersebut.
4. Klik Button Next, Business Partner Selection Criteria

5. Klik Button Add untuk menentukan vendor/customer.

6. Klik Button OK, Business Partner Selection Criteria

7. Klik Button Next, Document Parameter

Pembayaran akan dibayarkan/diterima berdasarkan Pada AP Posting Date, AP Due Date, AP Document Date. Anda dapat memilihnya sesuai dengan kebutuhan.
Untuk range besarnya Amount yang akan anda bayar dapat mengisinya di field amount (optional)
Number - No Invoice jika anda sudah hafal no dokumen invoice tersebut (optional)
8. Klik Button Next, Payment Method Selection Criteria

Jika Tidak Tampil pada bagian ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan karena ada setup yang belum selesai dilakukan yakni
1. Setup Payment Method (Jika sudah check no 2)
2. Payment run default belum dilakukan lihat blog sebelumnya diatas pada no 6 (Jika sudah check no 3)
3. Belum memberikan centang pada business partner master data pada tab payment system lihat blog sebelumnya pada no 4
9. Klik Button Next, Recommendation Report

10. Klik Button Next, Save Option

Di tahap inilah yang harus diperhatikan apakah payment akan langsung diexecute atau disimpan.
11. Click Button Next, Kemudian Finish
Untuk membuka kembali dokumen payment wizard yang sudah disimpan maupun diexecute anda cukup memilih 
load Saved payment Run - menampilkan semua dokumen payment wizard yang belum di execute
View execute Payment Run - menampilkan dokumen payment yang sudah di execute
Untuk melakukan Print Payment buka dahulu payment tersebut ke tahapan no 9 Kemudian klik print yang ada pada toolbar. Layout dapat disesuaikan tergantung perusahaan masing-masing.

8. Inventory
Memanage Stock di gudang, list harga, harga special, alternatif item, transaksi gudang, seperti Proses pengepakan yang menggunakan Batch dan Serial number.
9. Production
Menghandle komponen-komponen produksi hingga ke proses produksi nya.
10. MRP (Material Requirement Planning)
Memanage semua kebutuhan material di dalam proses manufaktur.
11. Service
Memantau interaksi antara bagian penjualan dengan pelanggan. dan juga dapat memaintain informasi mengenai service contract, item dan serial number.
12. Human Resource
Memuat informasi karyawan dalam perusahaan dan meningkatkan kemampuan dari masing-masing Staff.
4. Standar Implementasi
SAP ERP terdiri dari beberapa modul termasuk: utilitas untuk pemasaran dan penjualan, layanan lapangan, desain produk dan pengembangan produksi dan pengendalian persediaan, sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi. SAP ERP mengumpulkan dan menggabungkan data dari modul terpisah dengan perencanaan sumber daya perusahaan untuk perusahaan atau organisasi.
Meskipun banyak manfaat besar bagi pelanggan yang menggunakan SAP ERP, implementasi dan biaya pelatihan sangat mahal. Banyak perusahaan mengalami masalah ketika mengimplementasikan SAP software ERP, seperti: gagal untuk menentukan tujuan operasi mereka, tidak adanya komitmen yang kuat atau pendekatan positif untuk mengubah, gagal untuk menangani dengan perbedaan organisasi, gagal untuk merencanakan perubahan ke SAP ERP dengan benar, pengujian tidak memadai . Semua faktor ini dapat berarti perbedaan antara memiliki keberhasilan implementasi SAP ERP atau yang gagal.
Jika SAP ERP telah diterapkan dengan benar, perusahaan bisa pergi dari sistem perhitungan yang lama ke paket perangkat lunak terintegrasi. Manfaat potensial meliputi: proses bisnis yang efisien, pengurangan persediaan, dan pengurangan lead time.
C. Kesimpulan
Keunggulan :
· Merupakan suatu nilai tambah yang memiliki nilai yang tinggi, dimana perusahaan bisa menggabungkan dan mengembangkan semua aplikasi yang ada dan dibutuhkan perusahaan.
· SAP menghubungkan semua lini produksi dan seluruh departement di perusahaan. SAP r/3 merupakan software yang sangat dinamis, dimana semua menu dan tampilan program dapat di-costumaze menggunakan bahasa pemrograman ABAP sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
· Keunggulan SAP dikarenakan memiliki modul terintegrasi dan bisa dipecah-pecah sesuai kebutuhan.
· Salah satu keunggulan SAP r/3 yg lainnya adalah pembuatan user interface menggunakan bahasa pemrograman yang lainnya seperti JAVA, PHP, Visual Basic, ASP, VB.net, Lotus Script, Delphi dan sebagainya.
· Kemudahan dalam mengambil data,
· Memungkinkan integrasi global lebih mudah (hambatan nilai tukar mata uang, bahasa, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis)
· Update hanya perlu dilakukan sekali untuk diterapkan di seluruh perusahaan
· Menyediakan informasi real-time, mengurangi kemungkinan kesalahan redundansi
· Menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien untuk karyawan
· Vendor memiliki pengetahuan dan keahlian masa lalu tentang cara terbaik untuk membangun dan menerapkan sistem
Kelemahan :
· Biaya yang mahal
· Kelemahan SAP dalam implementasinya adalah kelengkapan data entry dan batas waktunya yang menuntut kedisiplinan usernya.
 

DAFTAR PUSTAKA

Wihartanto,Yoga. Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Implementasi SAP Business One. Jakarta : Universitas Gunadarma
http://www.sap.com/indonesia/sme/solutions/businessmanagement/businessallinone/erp.epx
http://blog.uad.ac.id/rahmi-narulita/2011/06/04/artikel-erp-dan-software-erp/
http://deryhananto.com/sap/
http://karno-indonesia.blogspot.com/

Ranking: 5